一般而言，开航前7天必须安排订舱，对于有提前接受委托的企业，应争取第一批订舱，旺季时根据市场情况适当提前；一般要求在预定开航日5个工作日内完成订舱；业务托运时间限制在期限内，一般需在接单日内完成订舱，最晚一个工作日内完成订舱。
1.新的委托(订舱操作员)
国际空运货代订舱操作员必须在操作系统中及时建立业务编号。创建新的业。档案，输入与业务相关的数据。所输入的商业数据包括但不限于此：商业每一项属性。发收信息。服务要求。提单要求。船名航次(如有可能)开航日期。启运港。中转港目的港。箱箱数量。货名和数量，以及代理(如需)等。
2.预定程序(订舱操作员)
国际空运货代订舱操作员必须在操作系统中及时建立业务编号。创建新的业务档案，输入与业务相关。数据。所输入的商业数据包括但不限于此：商业每一项属性。发收信息。服务要求。提单要求.船名航次(如有可能)开航日期.启运港.中转港目的港.箱箱数量.货名和数量，以及代理(。需)等。
3.舱位通知(预订操作员)
国际空运货物代订舱流程包括以下环节：寄送订舱单。订舱号或提货号确认.预配和报关单发送确认.中转港代码的确认和车站收据的制作等等，没有完成的任何一个环节都。为订舱未完成。订舱结束后，应将配舱资料及时输入到作业系统，输入时应确保准确，特别注意下列资料：船公司名称.订舱号或海单号.船名航次.开船日期.箱箱数量及运费/运输条款等内容的核对。